תוכן שיווקיקשה לתכנן אירוע. נקודה. תכנון אירועים הוא אתגר לא קטן, במיוחד אם זו הפעם הראשונה שלכם. עם זאת, התכנון והארגון יכולים להיות גם תהליך מרגש וכדאי. חוץ מזה, אחרי שתבינו איך לעשות זאת, ארגון האירוע כבר לא ייראה לכם כמו מדע טילים, ואם תכירו את הטיפים החשובים, אפילו תכנון אירוע ענק, יהיה משהו שתוכלו לעשות בקלי קלות.
למרות שכל אירוע הוא ייחודי, יש כמה טיפים ושיטות עבודה שיכולים לסייע לארגון כל אירוע. הנה כמה מהטיפים החשובים ביותר שתוכלו לנסות מיד, כדי לארגן את האירוע שלכם.
- להתחיל הכי מוקדם שאפשר
כלל הזהב של ארגון האירועים הוא – להתחיל לתכנן הכול כמה שיותר מוקדם (כולל, למשל, אולם, קייטרינג לאירועים, מוזיקה, צלם, תפאורה ופרחים).
אם האירוע שלכם גדול יחסית, כלומר מעל 50 משתתפים, עדיף להתחיל לתכנן לפחות 6-4 חודשים מראש. ואם מדובר באירוע קטן יותר, יש לשאוף לתכנון האירוע לפחות חודש מראש.
אירוע כולל חלקים רבים ושונים, כך שאם תתחילו לתכנן אותו מוקדם, יהיו לכם אפשרויות בחירה רבות יותר באשר לספקים הנדרשים כדי להפוך את האירוע שלכם למושלם. ככול שיש לכם יותר אפשרויות, כך הסיכוי שתצליחו לממש את התכנון שלכם הוא גבוה יותר.
- להחליט על מטרת האירוע שלכם
לפני שאתם מתחייבים לתכנן את האירוע, שאלו את עצמכם כמה שאלות:
- למה אתם מארגנים את האירוע הזה מלכתחילה?
- מה מטרת האירוע? (לפעמים זה ברור, כמו למשל חתונה או כנס ארגוני, אבל לא תמיד)
- בהתבסס על מטרת האירוע, איזה סוג של אירוע אתם רוצים לארגן?
- לקבוע את תקציב האירוע מוקדם ככול האפשר
התקציב שלכם יכתיב אלמנטים רבים ושונים באירוע שלכם. אמנם, אתם לא צריכים לתקצב כעת עד לשקל האחרון, אבל חשוב שתהיה לכם הערכת תקציב כלשהי, לפני שאתם בכלל מתחילים לתכנן משהו.
כמה מהרכיבים הקריטיים שעליכם לכלול בתקציב הם:
- אולם האירועים
- הקייטרינג
- התפאורה
- הצלם
- הבידור והאטרקציות
- השיווק של האירוע
- עלויות העובדים
בנוסף, תוך כדי תהליך הארגון, הקפידו לעדכן את התקציב עם ההוצאות בפועל.
- לקבוע את קהל המוזמנים
גורם חשוב נוסף שיש לקחת בחשבון מספיק מוקדם, הוא להבין מי אמור להיות מוזמן לאירוע. מספר האורחים משפיע מאוד על תקציב האירוע שלכם. בנוסף, סוג האורחים עשוי להשפיע גם על מנות האוכל, כמו למשל, אם יש צורך במנות נטולות גלוטן, במנות צמחוניות או טבעוניות, כך שכול האורחים יוכלו ליהנות מהקייטרינג שתזמינו.
- לבחור את המקום האידיאלי לאירוע שלכם
אם מדובר באירוע גדול, ודאו שיש לכם לפחות חצי שנה מראש כדי שהאולם שבו אתם רוצים לערוך את האירוע יהיה פנוי. כשאתם בוחנים אולם מתאים לאירוע שלכם, קחו בחשבון, כמה פרמטרים, כמו:
- גודל
- מיקום
- חניה
- מעלית
- אקוסטיקה
- עלויות ודמי ביטול
