טור אורחמאת: שלומי אדר מומחה בינלאומי למצבי חירום ומשק לשעת חירום
הכל מתחיל בניהול נכון של תהליכים, בתכנון, בביצוע ובתרגול. המשבר הנוכחי הציב מציאות חדשה עבור עסקים וארגונים והוא משקף לעסקים רבים את מידת החוסן הארגוני שלהם. עסקים שמצליחים בזמן הזה להתאושש מהזעזוע והמשבר הנוכחי ולהתמודד עם אירועים בלתי צפויים תוך כדי תנועה, דעו שזה לא קורה במקרה. עסקים שנערכו מראש וביצעו פעולות מניעה מקדימות, התכוננו לתרחישי קיצון ולכן המשבר והזעזוע עבורם בזמן המשבר הנוכחי הוא מצומצם יותר והם מצליחים להתנהל בימים אלה בהתאם למציאות החדשה. עסקים אלה מצליחים למזער את ההשלכות השליליות והם מסוגלים להתאושש מהר יותר ולהחזיר את העסק למצבו המקורי בפרק זמן קצר יותר.
כדי לצאת ממצב החירום הנוכחי בחזרה לשגרה מהירה ככל שניתן כבר עכשיו צריך להכין את העסק להתכונן ולתכנן את היום שאחרי.
הכירו את הפעולות ההכרחיות- כיצד ניתן לצאת נכון ממשבר הקורונה ולמזער את היקף הנזק:
- חדשנות– הכרחית כדי לשמור על החוסן הארגוני מפני משברים אשר משפיעים על הארגון ועל מנת שיהיה ניתן לצפות את פני העתיד. כל ארגון צריך להבין שמה שלא פעל בזמן משבר לא יוכל להמשיך לפעול בשגרה, כלומר מה שלא חיוני בימי משבר מטבע הדברים לא יוכל לשמש את הארגון גם בתקופת שגרה.
קיום של תהליך חדשנות מאפשר לארגון ליצור יתרונות תחרותיים בסביבה לוקאלית וגלובלית. חדשנות מגדילה את היכולת לחוסן ארגוני וחוסן תפעולי ומגדילה את היכולת של הארגון להתאושש במהרה ולהמשיך לפעול.
המשבר הנוכחי מאפשר הסתכלות פנימה ובחינה מחודשת של השירותים או המוצרים של הארגון, זו העת לבחון מה עשוי להיות רלוונטי גם בשגרה וגם בחירום. בחנו זאת באמצעות השאלות הבאות:
- האם סל המוצרים של הארגון אטרקטיבי בכל עת?
- האם סל המוצרים של הארגון יהיה חיוני רק בתקופות ואירועי משבר והאם בזמן אחר לא יהיה כלל רלוונטי?
- האם סל המוצרים בארגון הוא מציל חיים עסקיים מלאים של הארגון ושל כל הסביבה העסקית שתומכת בארגון?
- האם סל המוצרים של הארגון כיום לא חיוני בשל המשבר או בשל סיבות אחרות? ובשל כך רק "דחף" את הארגון י לקריסה זמנית או מלאה בזמן הזה?
תהליכי חדשנות מאפשרות לחברות וארגונים להבין שבזמן משבר יש שינוי בתעדוף השיקולים וכאשר חוברים לחברות אחרות אפשר לשלב כוחות ומספר שירותים יחדיו מתוך הבנה שהשלם גדול הרבה יותר מסך חלקיו. לדוגמא בתחום החיוני בימים אלו, תחום הקמעונאות יכול לשלב ידיים עם חברות שמספקות שירותים משלימים כגון שירותי ליקוט, הפצה, אספקת מוצרים, משלוחים וכדומה. במידה וחברות הקמעונאות היו ערוכות לכך בזמן שגרה כעת היה קל יותר לתפעל את שילוב הכוחות ובכך למנוע תורי ענק בסניפים השונים או בחלוקת המשלוחים לבתים, מניעת תחלואה וכדומה.
- אסטרטגיה– בניית תוכנית פעולה שמחייבת חשיבה אסטרטגיה(מתודולוגיה) שמתורגמת לתכנון עדכני ורלוונטי לעת הזו ובהתאמה לאופן שבו פועלים בכל תרחיש חירום. אסטרטגיה מאפשרת תהליכי ניהול וחשיבה ובוחנת את יכולת הארגון להתמודד נכון עם תרחישים עתידיים, ולזהות זעזועים ומשברים אפשריים. יכולת אסטרטגית גבוהה מאפשרת הערכות נכונה, גמישות, הסתגלות מהירה לשינויים והתאמות מהירות כדי למזער השפעות ונזקים כלכליים. דבר נוסף, עסקים בעלי יכולת אסטרטגית גבוהה יכולים אף בזמן משבר לרתום את המשבר לטובתם בצורה מיטבית לעומת מתחריהם שלא הפנימו להשתנות בזמן אמת ותוך כדי משבר.
- טקטיקה-ניהול תהליכים– תהליכי ניהול, תכנון, חשיבה גמישה ויצירתית והפקת לקחים מאפשרים לכל ארגון להתנהל בצורה יעילה במהלך ותוך כדי משבר באופן רזה אפקטיבי ומהיר יותר. כך לצמצם את ההשפעות השליליות של ירידה בתפקוד וקיצור משך זמן ההתאוששות והיכולת של העסק לחזור לתפקוד הרצוי. כלומר ניהול תהליכים מגדיר עבור העסק מה נדרש, לאיזה חלון זמן ואילו משאבים נדרשים.
- תהליכי מדידה ובקרה– מאפשרים לאמוד את היכולת של העסק לקבל משוב מדויק ומהיר על מצבו של הארגון, לעקוב אחר היעדים העסקיים שהוגדרו על מנת להשיג את המטרות הנדרשות. בחינה על בסיס קבוע של התהליכים באמצעות סקר פנימי לצד קיום שיחות יזומות עם ספקים, שותפים, קולגות ופגישות פנים ארגוניות מאפשרות קבלת תמונת מצב ריאלית המצביעה על תפקוד הארגון שביכולתה ניתן לבצע התאמות ושינויים תוך כדי תנועה.
- המשאב האנושי– ניהול חכם ואפקטיבי של המשאב האנושי החיוני בעיקר בתקופה של משברים. השקעה נכונה גם פרסונלית ומקצועית בהון האנושי של העסק תגרום לתפקוד יעיל ומשופר ואף טוב יותר של ההון האנושי בארגון בזמן משבר. לכן רצוי ומומלץ לשתף בשקיפות מלאה את כל העובדים אשר נוטלים חלק, לעדכן אותם בצעדים ובהתאמות הנדרשות, מהעובדים ע'מ שאלו ירתמו לפעול על פי מדיניות הארגון, ויפעלו בהתאם להוראות השעה והנהלים שתומכים בתהליכי העבודה שהוגדרו למימוש בזמן משבר.
- הכשרה תרגול ובקרה- בדומה לתקופת שגרה הכשרה שמתורגמת לתרגולים מגדירה באופן סדור ומדויק מה הכי חשוב לעשות ואיך לעשות זאת ומונעת כשלים בזמן אמת.
תחילה כדאי להכין מתודולוגיה סדורה, תכנית עבודה למצבי חירום אשר תתורגם לנהלים ברורים בזמן אמת. לאחר מכן כדאי להכין מתווה למספר סוגי תרגילים אשר יעסקו בתחום המוכנות לחירום בדגש על הבנת תמונת המצב, קבלת החלטות, עבודת צוות, שת"פ בין ארגוני, תקשורת, שקיפות, אפקטיביות, ומהירות התגובה לאירועים מתגלגלים. כמו גם ביצוע סבב הכשרות מקדימות לכל בעלי התפקידים בארגון ומחוצה לו בעיקר לספקים קריטיים על בסיס תוכנית עבודה ייעודית אשר תשוכתב במסגרת מסמך המדיניות החירום העדכנית של הארגון.
לסיכום,
משברים היו ומשברים יהיו גם בעתיד. כדאי לכל ארגון, חברה או עסק קטן להבין שזה "צו השעה" ולהיערך בצורה מיטבית, לנתח את מכלול הפעילויות הכרחיות שנדרשות כעת בזמן משבר וללמוד מחברות וארגונים דומים כיצד הם נערכו ולהפיק לקחים מהמשבר הנוכחי כדי להיות ערוך ומוכן לתפקד בכל תרחיש או משבר אחר שפוקד את העורף הכלכלי של מדינת ישראל.
תקופה זו מאפשרת גם הסתכלות פנימית והפקת לקחים. חברה או עסק צריכים להפנים שלמידת המוכנות של העסק לזמן משבר קיים קשר ישיר להיקף הנזקים ולמידת האפשרות לחזור לשגרה במהרה.
כמו כן, כל ארגון, חברה או עסק קטן חייב להכיר במציאות הנוכחית וזו שתיחשף בעתיד שהכנה ותכנון אפקטיבי כלכלי ופשוט יותר ליישום מכל התמודדות באשר היא שלא נערכים לה בקרות משבר.
ארגון שלא יפעל בצורה מושכלת ויעיל לא ישרוד עסקית וכלכלית במשבר הנוכחי ובמשברים הבאים שלצערנו עוד יבואו.
