גל טוויטוחתימה דיגיטלית כבר נמצאת איתנו מזה מספר שנים, אבל למרבה הפלא עדיין לא כל הארגונים אימצו אותה. לרוב, הסיבה לכך היא שעוד לא הופנמו כלל היתרונות של מערכת חתימה דיגיטלית, לצד הקושי לשנות הרגלים קיימים. יחד עם זאת, חשוב לדעת שהמעבר לחתימה דיגיטלית הוא פשוט מאוד, ללא צורך בהטמעת חומרה ואפילו בלי להוריד תוכנות למחשבים. למעשה, ההתנהלות הבסיסית נותרת ממש דומה לזו שהייתה בעבר, עם ההבדל הגדול של התייעלות עצומה בזמנים וחיסכון בכסף. הנה סקירה של מספר תרומות אפשריות של חתימה דיגיטלית לארגונים.
מה זה בכלל חתימה דיגיטלית
כאשר מדברים על חתימה דיגיטלית מתכוונים לדבר פשוט מאוד: כל מסמך רגיל על קובץ מחשב אינו צריך לעבור יותר לנייר. הוא פשוט נשלח אונליין בקישור לנמען, שפותח אותו בקליק, ממלא את השדות הרלוונטיים, חותם וזהו. מכאן המסמך עובר אוטומטית למייל שלו ושל השולח, ונכנס לתיק שנפתח עבורו מבעוד מועד בארגון. התהליך הזה נקרא חתימה דיגיטלית מפני שהוא מבוצע ללא נייר, ללא הדפסות וסריקות, ללא עטים ותיקיות פיזיות, וכן הלאה. יש לציין כי החתימה של ממלא הטופס אינה אמצעי הזיהוי היחיד, שכן המערכת מוסיפה אוטומטית וללא ההתערבות קובץ מוצפן, המעניק רמת אבטחה וזיהוי גבוהה, ומאפשר למסמך לעמוד בכל דרישות רשות המיסים ורשויות ממשל נוספות.
תרומות מרכזיות של חתימה דיגיטלית לארגונים
חתימה דיגיטלית תורמת לארגונים במישורים רבים ומגוונים. קודם כל, היא משנה את כללי המשחק בהתנהלות עם טפסים. למשל, היא מקצרת באופן דרסטי את כל ההתעסקות בטפסים הקשורים לקליטת וניהול העובדים. עימה כבר לא צריך להגיע למשרד, לא צריך פרוצדורה ארוכה, אפשר למלא טפסים מכל מקום ובכל זמן, וגם טעויות האנוש קטנות למינימום כי המערכת מנחה למילוי נכון ושלם של כל טופס. כבר עכשיו אפשר להמיר כל טופס שקיים על מחשבי הארגון לטופס דיגיטלי בשניות ספורות, ולהתחיל לשלוח אותו לכל כמות של עובדים בקליק אחד.
אותם הדברים נכונים גם לגבי ההתנהלות מול לקוחות, בשיא המהירות והנגישות ובלי תירוצים של זמינות ציוד משרדי, אובדן מסמכים וכדומה. וכמובן, אותו הדבר נכון גם לגבי התנהלות מול ספקים ושותפים עסקיים בכל פרויקט של הארגון. יתר על כן, מכיוון שהמערכת מתממשקת למערכות נוספות בארגון, נחסכות הרבה טעויות ואי הבנות, כמו גם זמן יקר שמתבזבז על הקלדת נתונים למערכות ממוחשבות.
