אביחי טבקחצי שנה לאחר שרכשה את בית ההשקעות השני בגודלו במדינה, השלימה אלטשולר־שחם את פרויקט העברה ומיזוג מערכות מידע ונתונים בניהול ובסיוע חברת הטכנולוגיה מטריקס. המהלך הושלם עם סגירתה הסופית של פסגות וכלל בין היתר טיוב והסבה של למעלה מ-130 מערכות מידע ונתונים של פסגות למערכות אלטשולר, תוך הפרדת מערכות ונתונים שנמכרו במסגרת העסקה לגופים אחרים.
חברת אלטשולר שחם גמל ופנסיה, בניהול ובסיוע חברת הטכנולוגיה מטריקס, השלימה פרויקט העברה ומיזוג מערכות מידע ונתונים מבית ההשקעות פסגות, וכל זאת בזמן שיא. הפרויקט, שיצא לפועל בהובלת אגף התפעול ואגף מערכות המידע של אלטשולר שחם לצד מומחי הטכנולוגיה ומומחים בעולם התוכן של מטריקס, כלל בין היתר טיוב והסבה של למעלה מ-130 מערכות מידע ונתונים של פסגות למערכות אלטשולר, וכל זאת תוך הפרדת מערכות ונתונים שנמכרו במסגרת עסקת הרכישה לגופים אחרים – בפרט חברת וליו קפיטל וחברת הראל. העבודה על הפרויקט נמשכה כחצי שנה, ובכלל זה תכנון, ביצוע מהלך ההסבה תוך בקרת איכות ובקרה ניהולית וחשבונאית מקיפה בכדי להבטיח השלמתו במועד המתוכנן באוקטובר 2021.
בית ההשקעות אלטשולר שחם נמנה על בתי ההשקעות המובילים בשוק ההון הישראלי ומנהל תיקי השקעות, קופות גמל, קרנות פנסיה וקרנות נאמנות בהיקף של כ-300 מיליארד ש"ח. על רקע אישור עסקת הרכישה של פסגות בידי אלטשולר שחם, בחרה החברה לבצע הסבה ומיזוג של המידע והמערכות למערכות אלטשולר שחם באופן שיאפשר לארגון ולעמיתים ליהנות מהערך הסינרגטי של העסקה.
אירוע בו חברת ההשקעות הגדולה בישראל רוכשת את בית ההשקעות השני בגודלו, טומן בחובו פרויקט הכולל הסבה של עשרות מערכות, טיוב נתונים, סנכרון מידע בין ארגונים שונים ונוגע במערכות ליבה של הארגונים וספקיהם, המכילות מידע פיננסי רגיש של לקוחות וכפופות לכללי בקרה ורגולציה מחמירים. האתגר המשמעותי ביותר בפרויקט היה עמידה בלוח זמנים קצר וחסר תקדים: עיתוי ההסבה תוכנן מראש בהתאמה למהלך סגירת רבעון ולפיכך היה ברור שהפרויקט לא יכול לעמוד בעיכוב אפילו של יום אחד. מדובר בלוחות זמנים כמעט בלתי-אפשריים שדרשו כוח עבודה ייעודי שאמון על הפרויקט לצד המשך ההתנהלות השוטפת של שני הארגונים, אלטשולר ופסגות, עד המיזוג. אתגר נוסף קשור בתכולת העבודה, שלא הייתה ידועה מראש והתבררה תוך כדי הפרויקט, מה שחייב את כל הצדדים לעבוד בצורה גמישה והיברידית. הפרויקט נוהל בשיתוף פעולה מלא עם ספקי המפתח של אלטשולר שחם ושל פסגות ובפרט בסיוע לאומי שש"ה – הגורם המתפעל את מערכת הגמל של אלטשולר שחם.
הפרויקט ארך כחצי שנה ובוצע במספר סבבי ניסוי של העברת הנתונים, כאשר כל סבב נערך בסביבת מבחן ובסיומו הוסקו מסקנות לביצוע ויישום הנוגעות לטיוב הנתונים, אופן העברת המידע וסנכרונו בין המערכות, עבור השלבים הבאים בפרויקט. שיטת העבודה בסבבים הוכיחה את עצמה כאשר נרשמו שיפורים בביצועים גם במהלך שלבי העבודה על הפרויקט ועד העברת הנתונים הסופית, זאת הודות לשימוש בכלים מתקדמים, טיוב תהליכים, כתיבה מחדש של חלק מהתהליכים, תוך יכולת קבלת החלטות עסקיות על ידי גורמים מובילים בהנהלת הארגון ויישומן המיידי בסבב העוקב.
תנאי הכרחי להצלחה היה העבודה המשותפת של אנשי הטכנולוגיה עם מומחי התוכן בארגון, בהובלת סמנכ"לית התפעול של אלטשולר שחם, ענת כנפו. העבודה בוצעה תוך שיח שוטף וקבלת החלטות טכנולוגיות ועסקיות עד רמת מנכ"ל החברה ובשיתוף כלל חברי ההנהלה.
גורם מפתח משמעותי נוסף להצלחה היה מודל העבודה ההיברידי של מומחי מטריקס עם מומחי אלטשולר. לצד סמנכ"לית מערכות מידע של אלטשולר, שהובילה את אגף מערכות המידע בפרויקט המיזוג, עמד ארנון שרירא, מנהל האגף לפרויקטים מיוחדים במטריקס, אשר ניהל את הפרויקט בשיתוף פעולה מלא עם אגף מערכות מידע. במקום עבודה בשיטת ספק-לקוח קלאסית, בחרו קרן וארנון להעמיד צוותים היברידיים בעבודה משותפת של מנתחי מערכות, צוותי בדיקות, אנשי פיתוח ומומחים בתחומים שונים. צוותי המומחים זכו לליווי מקצועי של רנית זקצר, מנהלת טכנולוגיה ראשית (CTO) במטריקס.
השלב האחרון והמכריע בפרויקט התבצע בסוף ספטמבר, עם סגירת פסגות גמל ופנסיה, ובו במשך סוף שבוע שלם מערכות החברה היו בהדממה, והעברת המידע בין המערכות התבצעה בסביבת אמת. עם השלמת הפרויקט, נתוני מערכות המידע של פסגות הוסבו לאלטשולר שחם בצורה מלאה והארגון המשיך בעבודתו ללא צורך בהשבתה או הפסקת פעילות שוטפת.
קרן פוקס, סמנכ"לית אגף מערכות מידע, אלטשולר שחם: "תהליך רכישת פסגות והעברת מערכות המידע לשליטה מוחלטת של אלטשולר שחם לווה במורכבויות טכנולוגיות ותהליכיות עצומות וכל זאת תוך כדי ביצוע פרויקטים נוספים ומענה לפעילות שוטפת הנדרשים מארגון מתפקד. מדובר במשימה מורכבת בלוחות זמנים קצרים וחסרי תקדים של חצי שנה, במסגרתה התווספו מאות אלפי רשומות פיננסיות, הוסבו כל מערכות שירות, עודכנו תהליכים דיגיטליים והועתק כל חדר המחשב של פסגות. הודות ליכולות ולהשקעה האדירה של כל הגורמים המעורבים – אנשי מערכות המידע אצלנו, בפסגות (תחת ניהולו של אלי מטיוויס), בלאומי שש"ה ובסיוע המקצועיות הבלתי מתפשרת של המומחים שהבאנו ממטריקס, ניתן לומר שעמדנו באתגר והעברת המערכות הושלמה בצורה הטובה ביותר שניתן לדמיין, זאת מבלי להתפשר בשמירה על נתוני ופעילות הלקוחות שלנו".
ארנון שרירא, מנהל האגף לפרויקטים מיוחדים במטריקס: "גמישות היא שם המשחק היום בניהול. לא חיכינו שהתמונה תהיה ברורה עד הסוף, אלא פשוט יצאנו לדרך בלי לפחד. על אף מורכבות הפרויקט, הצלחנו לעמוד בכל יעדיו בלו"ז בלתי אפשרי, זאת הודות לשיתוף הפעולה ההדוק עם צוותי מערכות המידע באלטשולר שחם. מרגע העבודה הראשון על הפרויקט, המומחים שלנו עבדו כתף לצד כתף עם אנשי אלטשולר בצורה מקצועית, שיתופית ופורה והודות להובלה העסקית של התהליך, תוך קבלת החלטות עסקיות חכמות ומהירות ככל שנדרש.".
