תוכן שיווקיאירוע עסקי מהווה הזדמנות להרשים את האורחים: לקוחות, שותפים עסקיים, עובדי הארגון. בעידן הנוכחי התחרותי והתובעני בו הרמה עולה מיום ליום ועמה הציפייה – חשוב מאוד לתכנן ולהפיק אירועים עסקיים ממותגים, שיעבירו את המסרים השיווקיים הנכונים ויצרבו בתודעה של האורחים.
הפקת אירוע באוריינטציה עסקית דורשת היערכות מבחינת גיבוש קונספט, תוכנית אמנותית, תפריט מעורר תיאבון, אטרקציות מלהיבות, מזכרות למוזמנים.
אך לפני שיוצאים לדרך, יש להתמקד באולם אירועים אשר יציג את הפלטפורמה הטובה ביותר לאירוע מסוג זה.
תל אביב רבתי מהווה לוקיישן נחשק במיוחד לאירועים עסקיים בשל המיקום המרכזי, נוחות ההגעה לבאים בתחבורה ציבורית ופרטית, חניונים מסודרים ואטמוספירה של עיר גדולה כאשר אפשר למצוא אולמות אירועים, שיושבים במיקום מרכזי אך מציעים גם אווירה ירוקה ורגועה יותר.
לפניכם מספר טיפים לבחירת מקום שיתפקד היטב עבור אירועים אלה וכן אוסף של עצות להפקת אירועים עסקיים בתל אביב בסטנדרט הגבוה ביותר.
איך לבחור אולם לאירועים עסקיים?
מלבד המיקום בתל אביב, כדאי לבחון מה מציע הלוקיישן כך שיתאים לחזון העיצובי והקונספטואלי לאירוע שלכם. האם יש חנייה מסודרת, התאמה מודולארית על מנת שתהיה אפשרות למתג את המקום לפי השפה העיצובית המזוהה עם החברה, כמו הלבשת הכיסאות וטקסטיל על הקירות, הקרנת קליפים וסרטוני תדמית על מסכים, שימוש באפקטים של תאורה המתאימים לאופי של האירוע.
מומלץ לבחור אולם שמציע אזור חיצוני ואזור פנימי, כך שתוכלו לשחק בין המיקומים השונים בתהליך קבלת הפנים דרך ההרצאה או ההשקה ועד הסעודה וגם להחליט היכן ואיך לערוך ולקדם את האירוע לפי תנאי מזג האוויר.
חלק בלתי נפרד מההצלחה קשור לטכנולוגיה המתקדמת, שקריטית במיוחד באירועים עסקיים כאשר מעוניינים להציג מוצר או שירות חדש, לייצר אפקטים מרשימים לקראת ההשקה מבחינת תאורה וקול.
בדקו שהמקום אכן ערוך עם אמצעי המדיה החדישים ביותר כך שתוכלו למקסם את הרעיון שעומד במרכז האירוע והדרך להציג את הרעיון העסקי או להרשים את המוזמנים.
מומלץ לבחון שמבחינת גודל האולם אכן מתאים להכיל את מספר האורחים המשוער או אם מדובר באירוע בוטיק אינטימי יחסית, האם ניתן ליצור אווירה אישית ואינטימית יותר גם במרחב גדול.
צעדים להפקת אירוע עסקי מנצח
חשבו על קונספט שדרכו תוכלו לגזור את כל המוטיבים והאלמנטים שמשחקים תפקיד מבחינת גוונים, רעיונות אומנותיים, מטעמים שיוגשו.
החליטו על תוכנית אמנותית עם ערך מוסף למטרת האירוע. למשל, סיבוב במכונית חדשה בהשקת רכב או התנסות במוצר דרך מערכת מציאות מדומה.
תוכלו להעשיר את האורחים בהרצאה, סדנה חווייתית או הקרנת סרטון שמעבירים את התחושה הנכונה, המידע העדכני והמעניין ביותר בקשר למהות האירוע. אפשר גם לשכור את שירותיה של חברת צילום כולל עמדות מגנטים ממותגים, כך שהאורחים יצטלמו עם המוצר או עם אנשי מפתח בארגון ויקבלו מגנטים עם שם החברה, תאריך האירוע והסלוגן המזוהה עם החברה.
אל תשכחו את הנושא הקולינארי ותכננו ביחד עם שף האולם מנות שיתאימו לטיימינג של האירוע במהלך היום ולפי עונות השנה המבוססות על חומרי גלם עדכניים במראה מתוחכם לפי הטרנדים האחרונים בזירה הקולינרית.
ברוב המקרים באירועים עסקיים תרצו לפתוח את האירוע במינגלינג ונטוורקינג ולכן יתאימו לצורך כך מנות שניתן לנשנש תוך כדי תנועה ולאחר מכן אפשר להמשיך לבופה או הגשה לשולחנות מתפריט שנתפר מראש כולל שמות למנות שקשורות לערכים או למוטיבים המזוהים עם הארגון.
נצלו פינות ברחבי האולם ורגעים חשובים לקידום מכירות וסיימו בחלוקת עלוני מידע ומוצרים ממותגים למזכרת מהאירוע.
