גל טוויטוטופס 101 דיגיטלי הוא בדיוק כמו הטופס הרגיל, רק שכל הפעילות סביבו מתבצעת אונליין. אין צורך לבוא למשרד לקחת את הטופס, להדפיס או לסרוק אותו. הוא פשוט נמצא במערכת הטפסים הדיגיטליים בענן, וניתן להשתמש בו בכל עת ללא תלות במקום, זמן או ציוד משרדי. לפניכם סקירה של מספר יתרונות בולטים שמציע טופס 101 דיגיטלי למעסיקים.
הרבה פחות בירוקרטיה
אין צורך להדפיס אלפי טפסים פיזיים, לחלק אותם לכל עובד, לאסוף אותם חזרה ולנהל אותם במגירות. זאת בנוסף לצמצום משמעותי בצורך בהדפסות, רכישת נייר, טונרים ודיו, וחיסכון בעלויות אלו.
עובדים יכולים למלא ולשלוח את הטופס באופן מקוון מכל מקום ובכל זמן, באמצעות מחשב או טלפון נייד, ואילו ממשק המשתמש פשוט וקל לשימוש, גם עבור עובדים שאינם בקיאים בטכנולוגיה.
המערכת מרכזת את כל הטפסים במקום אחד, ומאפשרת מעקב קל אחר סטטוס המילוי. ניתן גם לייצר דוחות מותאמים אישית על נתוני העובדים, ולקבל תמונה כוללת על מצב כוח האדם.
דיגיטציה של התהליך
מערכת ממוחשבת בודקת את נכונות הנתונים בזמן אמת, ומצביעה על טעויות או אי התאמות. ניתן גם להגדיר תזכורות אוטומטיות לעובדים שעדיין לא מילאו את הטופס. בנוסף, המערכת שומרת את הטופס באופן אוטומטי לאחר שליחה, ללא צורך בביצוע פעולות נוספות.
כמה דוגמאות לחיסכון בזמן ויעילות
חברה המעסיקה 100 עובדים יכולה לחסוך כ-200 שעות עבודה בשנה בתהליך קליטת עובדים חדשים, תודות לטופס 101 דיגיטלי. חישוב זה מתבסס על ממוצע של כ-2 שעות עבודה הנדרשות לטיפול ידני בטופס פיזי עבור כל עובד חדש.
בנוסף, מחלקת משאבי האנוש יכולה לטפל בכמות גדולה יותר של פניות בזמן קצר יותר, תוך צמצום טעויות אנוש, ואילו עובדים יכולים לקבל מענה מהיר יותר לשאלותיהם בנוגע אל טופס 101 דיגיטלי , תוך שיפור שביעות רצונם.
בנוסף, עובדים חדשים יכולים להתחיל לעבוד מהר יותר, ללא עיכובים מיותרים הקשורים להשלמת טפסים. הדבר תורם להגברת הפרודוקטיביות שלהם ולשיפור תחושת שביעות רצונם מהעבודה.
שיפור היעילות התפעולית
ניתן לראות בקלות מי מהעובדים מילא את הטופס ומי לא, באמצעות ממשק ניהול פשוט וברור. הזיהוי הקל של עובדים שטרם מילאו את הטופס מאפשר שליחת תזכורות או יצירת קשר ישיר איתם.
כאמור, ניתן גם לייצר דוחות מותאמים אישית על נתוני העובדים, כגון ותק, תפקיד, משכורת, נתוני מס ועוד. ניתוח נתונים אלו יכול לסייע בקבלת החלטות ניהוליות מושכלות, שיפור תהליכי עבודה וחיזוק התכנון האסטרטגי של החברה.
שיפור התקשורת בין המעסיק לעובד
ניתן לשלוח הודעות והתראות לעובדים דרך המערכת, בנוגע לטופס 101 ולנושאים אחרים הקשורים לעבודה. שיפור התקשורת תורם לחיזוק תחושת השייכות של העובדים, שביעות רצונם והפוריות שלהם בעבודה.
